Anfrageformular auf der Handwerker-Website: Welche Felder Sie wirklich brauchen

Sie kommen abends von der Baustelle, schauen ins Postfach und sehen eine neue Anfrage über Ihre Website. Darin steht nur: „Bitte um Rückruf.“ Kein Ort, kein Hinweis, worum es geht. Also rufen Sie an, erreichen niemanden und versuchen es am nächsten Tag noch einmal. Der umgekehrte Fall ist genauso ärgerlich, nur sehen Sie ihn nicht: Ein Interessent bricht Ihr Formular ab, weil es zu lang ist, und schreibt dem nächsten Betrieb.

Ein gutes Anfrageformular fragt wenige Angaben ab, aber die richtigen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Felder SHK-, Maler- und Elektrobetriebe brauchen, welche Sie weglassen können und was nach dem Absenden passieren sollte. Am Ende finden Sie eine kurze Checkliste.

Zu kurz oder zu lang: beides kostet Anfragen

Ein Formular mit Name und Telefonnummer wirkt auf den ersten Blick kundenfreundlich. In der Praxis müssen Sie dann jede Anfrage erst am Telefon sortieren: Wo ist der Einsatzort? Reparatur oder Neubau? Wie dringend ist es? Das kostet Zeit, und manche Anfrage stellt sich erst im dritten Telefonat als außerhalb Ihres Gebiets heraus.

Ein Formular mit zwanzig Pflichtfeldern ist das andere Extrem. Viele Kunden haben die Angaben nicht zur Hand oder keine Geduld für lange Texte, gerade auf dem Handy. Sie brechen ab, und Sie erfahren nie, dass jemand Interesse hatte.

Das Ziel liegt dazwischen: ein Formular, das sich in kurzer Zeit ausfüllen lässt und Ihnen trotzdem genug sagt, um den nächsten Schritt zu planen.

Die Pflichtfelder: vier Angaben reichen

Für fast jeden Handwerksbetrieb sind diese vier Angaben unverzichtbar:

1. Name. Damit Sie den Kunden persönlich ansprechen können.
2. Telefon oder E-Mail. Bieten Sie beide Felder an und schreiben Sie dazu, dass eine der beiden Angaben genügt. Manche Kunden wollen einen Rückruf, andere lieber eine Antwort per E-Mail.
3. Postleitzahl oder Ort. Ohne diese Angabe wissen Sie nicht, ob der Einsatz in Ihrem Gebiet liegt. Ein Feld für die Postleitzahl ist schnell ausgefüllt und reicht meist, um die Entfernung einzuschätzen.
4. Art der Arbeit. Statt eines leeren Textfelds „Ihr Anliegen“ geben Sie eine Auswahl vor. Für einen Malerbetrieb etwa: Innenanstrich, Fassade, Tapezieren, Lackierarbeiten, Sonstiges. So sehen Sie auf einen Blick, worum es geht, und der Kunde muss nichts formulieren.

Sinnvolle Zusatzfelder je Gewerk

Darüber hinaus gibt es je nach Gewerk Angaben, die Ihnen viel Nachfragen ersparen. Diese Felder sollten freiwillig sein. Noch besser ist es, wenn sie erst erscheinen, nachdem der Kunde eine passende Auswahl getroffen hat.

SHK-Betriebe (Sanitär, Heizung, Klima)

• Bereich: Heizung, Sanitär, Bad, Lüftung oder Klima. So planen Sie gleich den richtigen Mitarbeiter ein.
• Notfall ja oder nein: Ein einfaches Kästchen „Es ist dringend“ hilft Ihnen beim Sortieren. Für echte Notfälle gehört Ihre Notdienstnummer trotzdem gut sichtbar auf die Seite, denn bei einem Rohrbruch füllt niemand ein Formular aus.
• Reparatur, Wartung oder Erneuerung: Diese Unterscheidung zeigt Ihnen schnell, ob ein kurzer Einsatz oder ein größeres Angebot ansteht.

Malerbetriebe

• Innen oder außen: Räume oder Fassade? Davon hängt ab, wie Sie den Auftrag planen und ob zum Beispiel ein Gerüst nötig ist.
• Ungefähre Größe: Viele Kunden kennen die Quadratmeter nicht. Fragen Sie deshalb nach etwas, das sie wissen: die Anzahl der Räume oder eine grobe Einordnung wie „ein Zimmer“, „mehrere Zimmer“, „ganze Wohnung“.
• Untergrund bei Fassaden: Putz, Holz oder Klinker, als freiwillige Auswahl.

Elektrobetriebe

• Art des Vorhabens: Zählerschrank, Wallbox, Erweiterung der Installation, Reparatur, Neubau. Eine klare Auswahl spart die erste Rückfrage.
• Bestand oder Neubau: In einem älteren Haus sieht die Ausgangslage oft anders aus als im Neubau.
• Zeitrahmen: „So bald wie möglich“, „in den nächsten Wochen“, „noch in Planung“. Das hilft allen Gewerken, Ihre Termine sinnvoll zu verteilen.

Kennzeichnen Sie Pflichtfelder deutlich, zum Beispiel mit einem Sternchen, und lassen Sie Zusatzfelder weg, die für die meisten Ihrer Anfragen keine Rolle spielen. Ein gut gegliedertes, kurzes Formular funktioniert auch ohne technische Extras.

Foto-Upload: oft die hilfreichste Angabe

Bei Schäden, alten Anlagen oder Wänden, die gestrichen werden sollen, sagt ein Foto oft mehr als eine Beschreibung. Viele Kunden haben das passende Bild schon auf dem Handy. Ein freiwilliges Feld zum Hochladen ist deshalb eine sinnvolle Ergänzung.

Lassen Sie gängige Bildformate zu und begrenzen Sie die Dateigröße, damit das Absenden nicht hängen bleibt. Ein kurzer Satz senkt die Hemmschwelle: „Ein Foto hilft uns, Ihr Anliegen besser einzuschätzen (freiwillig).“ Wie Sie mit eigenen Fotos auf der Website arbeiten, lesen Sie im Ratgeber Vorher-Nachher-Fotos auf der Handwerker-Website.

Auswahl statt Freitext

Wer wenig tippen muss, füllt eher aus. Auswahllisten, Kästchen zum Anklicken und Knöpfe mit festen Antworten sind schneller und liefern Ihnen Angaben, die Sie sofort einordnen können. Ergänzen Sie jede Auswahl um „Sonstiges“ mit einem kurzen Textfeld. So geht keine Anfrage verloren, nur weil Sie eine Möglichkeit nicht bedacht haben.

Ein freies Textfeld für Hinweise darf es trotzdem geben, am besten am Ende und freiwillig. Dort schreiben Kunden dann Dinge wie „Parkplatz im Hof“ oder „bitte erst ab 16 Uhr anrufen“.

Wunschtermin und Erreichbarkeit

Zwei Felder, die oft fehlen und viel Hin und Her ersparen:

• Wunschtermin: Eine grobe Auswahl wie „diese Woche“, „nächste Woche“ oder „flexibel“ reicht. So entsteht beim Kunden keine Erwartung an einen festen Tag.
• Beste Zeit für einen Rückruf: vormittags, nachmittags oder abends. So rufen Sie nicht dreimal ins Leere.

Beide Felder sollten freiwillig bleiben.

Was nach dem Absenden passiert

Der Kunde sollte nach dem Klick auf „Absenden“ sofort sehen, dass es geklappt hat und wie es weitergeht. Eine eigene Bestätigungsseite ist dafür besser als ein kleiner Hinweis, den man leicht übersieht. Ein Satz genügt: „Danke für Ihre Anfrage. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen bei Ihnen.“

Nennen Sie dabei eine Antwortzeit, die Sie im Alltag auch einhalten. Wer „innerhalb von 24 Stunden“ verspricht und dann drei Tage braucht, verliert Vertrauen, bevor der erste Termin steht. Eine automatische Bestätigung per E-Mail ist zusätzlich sinnvoll, kurz und ohne Werbung.

Das Formular auf dem Handy

Viele Kunden suchen unterwegs oder abends auf dem Sofa nach einem Handwerker, also auf dem Handy. Ist das Formular dort unübersichtlich, brechen sie ab. Achten Sie auf:

• große Felder, die sich gut antippen lassen
• genug Abstand zwischen den Feldern
• eine einzige Spalte statt mehrerer nebeneinander
• Beschriftungen über den Feldern, nicht daneben
• Fehlermeldungen direkt am Feld, wenn etwas fehlt
• passende Tastaturen, zum Beispiel Ziffern für Telefon und Postleitzahl

Füllen Sie Ihr Formular selbst einmal auf dem Handy aus, am besten auch auf dem Gerät eines Familienmitglieds. Was am Computer gut aussieht, kann auf dem kleinen Bildschirm mühsam sein.

Häufige Fehler

1. Alles ist Pflicht. Nur die vier Grundangaben sollten Pflicht sein, alles andere freiwillig.
2. Unklare Beschriftungen. „Anliegen“ sagt wenig. Besser: „Welche Arbeiten brauchen Sie?“ mit Auswahl.
3. Keine Ortsangabe. Dann wissen Sie erst am Telefon, ob der Auftrag überhaupt in Frage kommt.
4. Nur ein großes Textfeld. Das lädt zu „Bitte um Rückruf“ ein.
5. Keine Bestätigung. Der Kunde weiß nicht, ob die Anfrage angekommen ist, und fragt woanders.
6. Nicht fürs Handy gemacht. Kleine Knöpfe und winzige Schrift halten Kunden ab.
7. Kein oder zu strenger Spam-Schutz. Ohne Schutz kommen schnell automatische Werbeanfragen. Ist die Hürde zu hoch, scheitern echte Kunden daran. Wählen Sie einen Schutz, der für Menschen kaum spürbar ist.
8. Datenschutzhinweis vergessen. Ein Hinweis zur Verarbeitung der Daten gehört zum Formular. Wie Sie das umsetzen, klären Sie mit einer Fachperson.

Checkliste

• Vier Pflichtfelder: Name, Telefon oder E-Mail, Postleitzahl oder Ort, Art der Arbeit
• Freiwillige Zusatzfelder passend zum Gewerk (zum Beispiel Notfall bei SHK, Räume bei Malern, Wallbox oder Zählerschrank bei Elektro)
• Foto-Upload als freiwillige Möglichkeit
• Auswahlfelder statt langer Freitexte, jeweils mit „Sonstiges“
• Wunschtermin und beste Rückrufzeit als freiwillige Felder
• Bestätigungsseite nach dem Absenden
• Ehrliche Antwortzeit genannt
• Formular selbst auf dem Handy getestet
• Spam-Schutz, der echte Kunden nicht ausbremst
• Datenschutzhinweis vorhanden und von einer Fachperson geprüft

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Wo Anfragen sonst noch verloren gehen, lesen Sie unter Mehr Anfragen im Handwerk. Was eine Website für Ihr Gewerk insgesamt braucht, zeigen die Seiten Website für SHK-Betriebe, Website für Maler und Website für Elektriker sowie unsere Checkliste für Malerbetriebe.

Über KMU-KI

KMU-KI baut Websites mit Anfragen-Portal für Handwerksbetriebe. Anfragen aus dem Formular landen gesammelt im Portal statt verstreut im Postfach. Es gibt keine Grundgebühr, abgerechnet wird pro echter Anfrage. Wie das funktioniert, lesen Sie unter Website ohne Grundgebühr.